Бизнес-ассистент

О проектах и задачах
Я предприниматель и сейчас развиваю 2 основных бизнес-направления.
Первое — LILIA LAB, собственный косметический бренд. Здесь есть производство, маркетинг, контент, блогеры, партнёрства, продажи и дальнейшее масштабирование.
Второе направление — дизайн и бизнес-упаковка. Мы создаём презентации, инвестиционные альбомы, коммерческие предложения, сайты и другие материалы для бизнеса.
Параллельно постоянно появляются новые проекты, клиенты, подрядчики и партнёрства, поэтому мне нужен человек, который сможет постепенно взять на себя часть операционных процессов.
Примерный пул задач
На старте в работе может одновременно находиться 10–20 активных задач разного масштаба. Основная задача ассистента — следить, чтобы ни одна из них не потерялась и была доведена до результата.
В обязанности будет входить:
• вести общую систему задач и контролировать дедлайны;
• ежедневно проверять статус текущих задач и фиксировать результат;
• держать связь с клиентами, отвечать на сообщения, уточнять информацию, передавать материалы и возвращаться к клиенту по договорённостям;
• контролировать, чтобы клиент не оставался без ответа и понимал, на каком этапе находится его проект;
• вести коммуникацию с подрядчиками, дизайнерами, маркетологами, SMM-специалистами и другими участниками команды;
• напоминать сотрудникам о дедлайнах и собирать результаты;
• контролировать выполнение задач командой;
• искать подрядчиков, блогеров, партнёров, сервисы и необходимую информацию;
• собирать и структурировать базы контактов;
• работать с Google Docs, таблицами, презентациями и файлами;
• готовить информацию перед созвонами и встречами;
• фиксировать договорённости после встреч;
• контролировать оплаты, документы и необходимые материалы по проектам;
• помогать организовывать встречи и созвоны;
• вести небольшую деловую переписку;
• самостоятельно закрывать небольшие организационные вопросы;
• раз в неделю собирать краткий отчёт: что сделано, что находится в работе, где возникли проблемы и что требует моего решения.
Что для меня особенно важно
Мне нужен человек, которому не требуется напоминать о каждой задаче.
Если в течение дня нужно связаться с 5–10 клиентами, подрядчиками или членами команды, коммуникация должна быть проведена, ответы зафиксированы, а следующие действия поставлены в задачи.
Если сотрудник или подрядчик не ответил, задача не считается закрытой. Нужно самостоятельно вернуться к человеку, напомнить и добиться понятного статуса.
Если клиент написал вопрос, важно не просто переслать его мне, а понять контекст, найти необходимую информацию и по возможности предложить решение.
Мне нужен человек, который постепенно начнёт думать не в формате «что мне сегодня поручили», а в формате «что сейчас необходимо сделать, чтобы проект двигался дальше».
Перспектива роста
На первом этапе это позиция ассистента с частичной занятостью и оплатой 15 000 ₽ в месяц.
Далее, если человек показывает ответственность, инициативу и способность контролировать не только свои задачи, но и работу других людей, я готова постепенно передавать ему отдельные проекты.
Следующий этап — координатор проектов, затем Project Manager, который самостоятельно контролирует команду, клиентов, сроки и результат по своим направлениям.
Я ищу человека именно с потенциалом долгосрочного роста внутри бизнеса.